Kort samengevat: wat betekent deze rapportage verplichting?

De belangrijkste richtlijnen rondom de regeling werk gebonden personenmobiliteit kunnen we in wat bullets samenvatten. Lees er verderop wel gedetailleerder over:

  • Het is alleen voor bedrijven met 100+ medewerkers. Men kijkt naar het aantal werknemers ‘per kvk-nummer’. Twijfelt u of het voor uw organisatie geldt? Check dan pagina 40 in dit document. Bedrijven die een rapportage verplichting hebben, ontvingen over dit onderwerp eind 2023 een brief vanuit het ministerie
  • De rapportage plicht gaat gelden vanaf 1 juli 2024. Eerder rapporten kan op vrijwillige basis
  • Grijs kenteken auto’s vallen buiten de rapportage verplichting
  • Niet alleen ‘direct zakelijk vervoer‘ maar ook woon-werkverkeer moeten gerapporteerd worden. Dit moet ook apart aangemerkt worden in de rapportage: zakelijke kilometers en woon-werk plus privé
  • Privé kilometers mogen forfaitair worden gedefinieerd en uit de totale kilometers worden gehaald: 8.900 kilometer is hiervoor de standaard waarde
  • Werknemers zonder leaseauto moeten ook inzicht geven. Het gaat hier om met welk soort vervoersmiddel de woon-werk kilometers worden afgeleverd (EV, benzine, diesel, PHEV, fiets etcetera) en hoeveel woon-werk kilometers het zijn
  • De kilometerrapportages dienen op de website van RVO gerapporteerd te worden (per jaar)
  • De rapportage is gesplitst in soort vervoer en brandstoftype. En uiteraard de afgelegde kilometers. Bij voorkeur zijn dit de werkelijke kilometers, maar ook de contractueel vastgelegde kilometers uit het leasecontract volstaan
  • Uit de ingevoerde waarden betekent het RVO de CO2-uitstoot
  • 30 juni 2025 is de deadline om de rapportage over het jaar 2024 in te sturen
  • Doel van dit alles? Voldoen aan een maximum norm van CO2-uitstoot

We vertelden het net al, op de website van het RVO is uitgebreide informatie beschikbaar over de rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit (WPM).

Voorbeeld rapportage

Het is hierboven al benoemd: voor het rapporteren van de werk gebonden personenmobiliteit is belangrijk om bij te houden met welk soort vervoer er gereisd wordt en hoeveel kilometers het dus betreft (werkelijke kilometers of andere contractueel vastgelegde jaar. Zakelijke kilometers, maar ook woon-werkverkeer voor iedere werknemer. Deze moeten ook apart gerapporteerd worden. Een voorbeeld van het rapportage document (bron: RVO), hoe dat globaal eruit moet komen te zien, hebben we direct voor je inzichtelijk. Uit de aangeleverde rapportage, bepaalt het RVO de CO2-uitstoot van de werkgebonden personenmobiliteit.

Update 6 november 2023

Zoals hierboven al benoemd zijn er een paar dingen veranderd rondom de rapportageverplichting, ten opzichte van de eerdere communicatie. Dit na een advies van de Raad van State. Er geldt namelijk een invoeringstermijn van minimaal 2 maanden, waarmee de inwerkingtreding op 1 januari niet meer haalbaar was. Er is nu dus besloten dat de omschreven rapportageverplichting pas per 1 juli 2024 van kracht wordt. Werkgevers die te maken krijgen met de verplichting kunnen (vrijwillig) al wel op 1 januari 2024 starten met het verzamelen van de gegevens en deze rapporteren. Maar het eerste halfjaar is dat dus niet verplicht. Met ingang van 1 juli 2024 is er geen uitwijkmogelijkheid meer, alle bedrijven met 100+werknemers moeten dan rapporteren. Dit moet ook uiterlijk 30 juni 2025 ingestuurd worden. Bedrijven die moeten rapporteren, hebben hierover ook een brief gekregen vanuit het ministerie.

Waarom deze regeling?

In het welbekende Klimaatakkoord (2019) is vastgelegd dat we in Nederland 49% CO2-uitstoot moeten reduceren in het jaar 2030. Een groot flink deel daarvan, zo’n 20%, zou vanuit mobiliteit gerealiseerd moeten worden. Om dat te doen zijn er verschillende zaken in gang gezet. Eén van de regelingen is de rapportageplicht voor grotere bedrijven, met als doel het realiseren van een milieuwinst op basis van een maximum norm aan CO2-uitstoot.

Dit dient u te rapporteren

Zoals gezegd levert u de aantallen kilometers aan die werknemers binnen uw organisatie in een kalenderjaar af hebben gelegd voor woon-werkverkeer en/of voor zakelijk verkeer. de aanlevering vindt online plaats bij het RVO. Het is voldoende om de totalen te rapporteren, een specificatie per werknemer is niet nodig. Zo blijft het ook AVG-proof. Toch moet er wel een bepaald onderscheid gemaakt worden. Zo moet u aangeven welke vervoersmiddelen zijn gebruikt en om welke soort brandstof het ging waarmee kilometers zijn afgelegd. Dat geldt dus ook voor fietsen, lopen of openbaar vervoer. Is het lastig om de werkelijke jaarkilometers te achterhalen, dan mag er ook worden gewerkt met contract jaarkilometrage volgens het leasecontract. Forfaitair mogen de privé kilometers uit die kilometers worden gehaald, volgens de standaardwaarde van 8.900 km. De website van het RVO biedt helderheid over hoe de verzameling van de gegevens werkt.

De meeste van de aangegeven informatie zou al voorhanden moeten zijn voor uw bedrijf. Maar u moet het nu ook echt actief bij gaan houden. Ook per vervoersmiddel. Daar zit vooral de uitdaging. En daar komen dus ook de woon-werk ritten bij kijken, het type vervoer dat wordt gebruikt maar dus ook de soort brandstof.

U heeft gerapporteerd, maar dan?

Als u alle informatie online heeft ingediend, dan volgt er een totale CO2-uitstoot. Berekend vanuit de ingevoerde gegevens. U ontvangt dan ook daadwerkelijk een rapport met een samenvatting van de gegevens en hoeveel CO2 uw bedrijf uitstoot. Er wordt gestart met een gemiddelde uitstootnorm voor Nederland. Van daaruit wordt er gegeven naar een gezamenlijk doel dat alle bedrijven bij elkaar moeten halen. Wordt dat niet gehaald? Dan kan er naar resultaten per bedrijf worden gekeken, om CO2 te gaan reduceren. Die bedrijven hebben dan tot 1 januari 2026 om maatregelen te treffen om meer CO2-uitstoot te gaan reduceren. Het goed vastleggen van informatie verdient nu dus al oprechte aandacht!

Helderheid krijgen over gereden kilometers

Hoe gaat u het vastleggen van kilometer rapportages regelen? En hoe toont u dus aan of u aan de maximum norm CO2-uitstoot voldoet? Het is noodzakelijk om daar nu al mee bezig te zijn. Maar ook om bij keuzes rondom uw wagenpark, en het woon-werkverkeer van medewerkers, na te denken over hoe de CO2-uitstoot terug te dringen. Uiteraard denken de zakelijke leasespecialisten van MKB Lease hier graag over mee. Ook kunnen we u rapporteren wat het type zakelijke geleasete auto’s is bij MKB Lease, inclusief de contractueel vastgelegde kilometers.

Uiteraard houden we u ook op de hoogte over ontwikkelingen rondom dit onderwerp. Want er volgen mogelijk nog wel wat updates rondom bepaalde regels.

Bekijk meerdere nieuwsitems

Voordelig zakelijk leasen met MKB lease voor uw bedrijf

21 februari 2024

Met de EV naar de sneeuw: de proef op de som!

8 februari 2024

Dé nieuwe automodellen van 2024 voor zakelijk leasen

15 december 2023

Alle ontwikkelingen voor bedrijfswagens in 2024 en 2025 op een rij