Auto van de zaak voor een werknemer

Een werknemer kan een auto van de zaak ter beschikking gesteld krijgen. Als dit ook buiten werktijd gebeurt (bijvoorbeeld omdat de werknemer de auto 's avonds mee naar huis mag nemen), dan gaat de fiscus ervan uit dat een dergelijke auto van de zaak ook privé wordt gebruikt. In de ogen van de belastingdienst is er dan sprake van een voordeel uit dienstbetrekking. Dit voordeel is vastgesteld op 22% van de catalogusnieuwwaarde van de auto en moet bij het inkomen worden opgeteld.

Vanaf 1 januari 2006 verloopt de fiscale bijtelling via de loonbelasting. De bijtelling wordt tot het loon gerekend en daarover moet de werkgever loonbelasting inhouden. De bijtelling van de auto van de zaak heeft alleen geen invloed op het loon voor de werknemersverzekeringen.

De inhouding van de loonbelasting kan achterwege blijven wanneer uw werknemer de auto niet meer dan 500 kilometer privé gebruikt. Het woon-werkverkeer geldt hierbij als zakelijk. Een werknemer die voor deze vrijstelling in aanmerking wil komen moet met een sluitende rittenadministratie bewijzen dat hij dit kilometrage niet overschrijdt.

Werknemers kunnen via de site van de belastingdienst een verklaring aanvragen dat geen loonbelasting behoeft te worden ingehouden aangezien de werknemer de auto niet of gering privé gebruikt. Wanneer een werknemer een kopie van deze verklaring aan de werkgever overhandigt, mag de werkgever de inhouding achterwege laten. Als achteraf blijkt dat de werknemer toch meer dan 500 kilometer privé heeft gereden dan zal de belastingdienst de aanslag voor de extra belasting rechtstreeks bij de werknemer neerleggen. Omdat de belastingdienst verwacht niet alle aanvragen met betrekking tot 2006 vóór 31 december 2005 te kunnen afhandelen, volstaat voor de eerste drie maanden van 2006 een kopie van de aanvraag om de inhouding achterwege te laten. Gedurende deze maanden heeft de werknemer de tijd om de verklaring van de belastingdienst alsnog te overhandigen.

Speciale regeling bestelauto

Een werkgever hoeft geen loonbelasting in te houden voor bestelauto's die buiten werktijd niet privé gebruikt worden. Dit is in de volgende situaties het geval:

1. de aard en inrichting van de bestelauto maken deze nagenoeg uitsluitend geschikt voor het vervoer van goederen (de bestelauto heeft alleen een stoel voor de chauffeur), of
2. wanneer de bestelbus na werktijd ingeleverd wordt bij de werkgever (na werktijd staat de bestelauto achter het hek), of
3. wanneer de werkgever de werknemer verbiedt de bestelauto privé te gebruiken. Dit verbod moet dan wel aan een aantal voorwaarden voldoen:

• het verbod is schriftelijk vastgelegd;
• men bewaart dit schriftelijk verbod bij de loonadministratie;
• men houdt voldoende toezicht op de naleving van het verbod en legt bij overtreding van het verbod een passende sanctie op.

Bij passend toezicht kan men bijvoorbeeld denken aan het afdoende controleren van kilometerstanden, maar ook aan het toezicht houden op boetes vanwege verkeersovertredingen, schademeldingen of met de leasemaatschappij overeen gekomen meldingen van het aantal gereden kilometers, hoeveelheid verbruikte brandstof of van tanken van brandstof buiten werktijd. Bij passende sancties kan gedacht worden aan het opleggen van een geldboete die in verhouding staat met de te betalen belasting in verband met de bijtelling, verhaal van de werkgever van de bij hem nageheven loonbelasting en ontslag uit de dienstbetrekking.

Wanneer de bestelauto in verband met de aard van het werk doorlopend afwisselend aan verschillende werknemers ter beschikking wordt gesteld, is een individuele toepassing van de autokostenfictie eigenlijk niet mogelijk. Een aanvullende eis is dat het doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto voortvloeit uit de aard van de werkzaamheden. Als aan deze eisen wordt voldaan, dan wordt het privégebruik van de bestelauto door middel van een eindheffing van € 300 bij de werkgever belast. Dit bedrag geldt per auto en op jaarbasis. Wordt een bestelauto bijvoorbeeld halverwege het jaar ingezet dan is het bedrag dus €150. Deze regeling geldt niet voor bestelauto's die per periode door een andere werknemer worden gebruikt. Het staat de werkgever natuurlijk vrij om deze eindheffing wel of niet door te berekenen aan de werknemers die in die periode privégebruik hebben gemaakt van de betreffende bestelauto van de zaak.

Voor gebruik van een specifieke regeling met betrekking tot het afzien van bijtelling voor de bestelauto van de zaak adviseren wij werkgevers hun belastinginspecteur vóóraf op de hoogte te stellen.

Auto van de zaak voor de ondernemer/dga

Voor de ondernemer verandert er in 2006 ten opzichte van 2005 in principe niets, zij het dat ook hij gebruik zou kunnen maken van de versoepelde regeling voor de bijtelling van bestelauto's.

Zelfstandige ondernemers hebben, binnen de grenzen van de redelijkheid, de keuze om hun auto te beschouwen als ondernemingsvermogen of als een privé-auto. Indien de auto nagenoeg geheel zakelijk wordt gebruikt, zal deze tot het ondernemingsvermogen moeten worden gerekend.

Als de auto ondernemingsvermogen is, heeft de ondernemer te maken met een fiscale bijtelling wegens een privé-gebruik. De bijtelling is in dit geval een beperking van de aftrek van de autokosten. Aftrekbaar als ondernemingskosten zijn dus alle autokosten verminderd met het bedrag van de bijtelling. Voor IB-ondernemers blijft dit, in tegenstelling tot de regeling voor werknemers, in de IB geregeld worden. Vpb-ondernemers zijn in loondienst van hun eigen onderneming. Voor hen gaat de bijtelling dus over naar de LB.

Als uw auto privé-vermogen is, kunt u in 2006 per zakelijke kilometer € 0,19 aftrekken, ongeacht wat de werkelijke kosten zijn.

Openstaande vragen

In de dagelijkse praktijk zijn nog een aantal vragen gerezen die de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen heeft neergelegd bij het Ministerie van Financiën. Het betreft hier de volgende situaties:

1. Inzet huurauto in geval van schade of onderhoud
Vanaf welke periode moet een vervangende auto worden bijgeteld in plaats van de lease-auto?

2. Huurauto's
Van huurauto's, met name via derden, is niet altijd de fiscale waarde bekend. Het is zeer arbeidsintensief om dit bij iedere huur na te gaan. Is het mogelijk om huurklasses af te spreken en daar een bijtelling aan te koppelen?

3. Poolauto's
Stel een medewerker heeft niet standaard een auto van de zaak, maar krijgt voor een bepaalde klus voor een bepaalde periode de beschikking over een poolauto. Hoe lang mag de periode zijn voordat in zo'n geval van bijtelling voor de werknemer sprake is? En hoe moet worden omgegaan met een algemene poolauto van het bedrijf? Kan hierbij worden aangesloten bij de speciale regeling voor de bestelauto namelijk een eindheffing van € 300,-.

4. Uitzendkrachten
Hoe moet worden omgegaan met uitzendkrachten die voor een bepaalde klus een lease-auto ter beschikking krijgen van de opdrachtgever (niet het uitzendbureau bij wie de uitzendkracht in dienst is)?

5. Demo-regeling medewerkers leasemaatschappijen
Medewerkers van leasemaatschappijen rijden vaak voor korte duur in demo-auto's uit hoofde van hun functie. Hoe moeten we hiermee omgaan?

6. Verklaring geen privégebruik in 2006
Het verwerken van de aanvraag geen privé-gebruik kan volgens de Belastingdienst acht weken duren. Op grond daarvan kan de werkgever een afschrift van het verzoek om een verklaring gedurende ten hoogste drie maanden beschouwen als een verklaring geen privégebruik.
Stel dat een werkgever afziet van bijtelling op grond kan de aanvraag en dat de inspecteur uiteindelijk afwijzend beslist. Volgt er dan een naheffing bij de werknemer of bij de werkgever? Als de bijtelling bij de werkgever volgt staat het deze dan vrij om de bijtelling over de eerste drie maanden van 2006 voor de werknemer uit te smeren over de resterende negen maanden?
En bestaat, andersom, de mogelijkheid voor een werkgever om zekerheidshalve wel bij te tellen hangende de beslissing van de inspecteur? Als de inspecteur positief beslist, is dan een correctie op de loonaangiftes over de eerste drie maanden van 2006 mogelijk?

7. Tijdelijk afzien van bijtelling
Hoe wordt in het nieuwe regime omgegaan met werknemers die bijvoorbeeld vier weken met het vliegtuig op vakantie gaan en de auto van de zaak (met de sleuteltjes) bij de werkgever achterlaten. Mag/moet de werkgever dan voor die betreffende maand afzien van bijtelling?